Comunicarea formală

training3

Comunicarea formală se referă la mesajele care circulă pe canale reglementate, prestabilite ale unei organizaţii. Conţinutul comunicării este legat de activitatea organizaţiei, de muncă şi de tot ceea ce este legat de aceasta. Comunicarea formală poate consta din mesaje verbale, nonverbale, scrise, sub formă de scrisori, mesaje telefonice, mesaje radio, imprimate, note interne. Chiar şi unele gesturi pot constitui comunicare formală. Mesajele sunt transmise de cei autorizaţi: pe canalele oficiale acestea ajung la cei care trebuie să reacţioneze, la oameni sau aparatură care trebuie să cunoască conţinutul acestor mesaje.

Exemple de comunicare formală o pot constitui comenzile de lucru, rapoartele şi evidenţele financiare, rapoartele asupra vânzărilor/inventarului, declaraţiile referitoare la politicile firmei, descrierile posturilor, etc.

Comunicarea formală poate avea loc şi pe orizontală, de-a lungul direcţiilor paralele de autoritate. Reţeaua de comunicare formală dintr-o organizaţie împreună cu spaţiile de păstrare ale acestor comunicări, serveşte mai multor scopuri: defineşte canalele pe care se vor trimite mesaje importante; crearea unui plan de transmitere ale acestor informaţii, atât pentru emiţător, cât şi pentru receptori; indicarea direcţiei spre persoanele care vor acţiona şi spre cei care trebuie să fie informaţi asupra acestor acţiuni, mersul acestora şi rezultatul lor. De asemenea, se oferă un spaţiu de păstrare a informaţiilor care vor fi necesare planificării, operaţiunilor şi controlului  şi  se creează un sistem ordonat pentru superiori şi pentru subordonaţi, pentru a se informa unii pe alţii în mod constant.

tabel4-17790334429cc591f884f_601_349_

Reţeaua de comunicare formală este formată din canale formale, create prin stabilirea unui sistem formal de responsabilităţi conform structurii ierarhice a organizaţiei. Reţeaua ideală este cea care conţine canalele de comunicare de jos în sus, de sus în jos, pe orizontală. Deseori direcţia de comunicare pe orizontală lipseşte sau este ineficientă şi în acest fel scade exactitatea informaţiilor. Situaţia apare datorită lipsei de circulaţie permanentă a informaţiei dintre departamente, deşi aceasta este vitală pentru organizaţie în condiţiile de concurenţă existente, sau lipsei posturilor de specialişti în comunicare din organigramă.

networking

Comunicare de sus în jos, de la vârf spre bază, este efectuată de manager către subordonaţi. Se transmit dispoziţii şi directive, se delimitează responsabilităţile angajaţilor. La o organizaţie eficientă, acest tip de comunicare are ca scop şi motivarea angajaţilor, informarea lor în mod continuu despre politica, scopurile şi strategia organizaţiei. Periodicitatea este importantă pentru că asigură permanenţa comunicării. Uneori acest tip de comunicare capătă o tentă preferenţială, îndreptându-se doar spre unii angajaţi, consideraţi ca având responsabilităţi prioritare. Aceasta poate avea loc şi doar atunci când managerul transmite ordine şi directive angajaţilor, fără a se preocupa prea mult de informarea lor.

images

Dacă organizaţia este în schimbare, acest tip de comunicare trebuie utilizat pentru a schimba opinii, atitudini, pentru a risipi rezervele şi teama faţă de dezinformare şi pentru a-i sprijini pe angajaţi să se conformeze acestor schimbări. Această comunicare necesită şi un feedback, fapt pentru care este completată cu comunicarea de jos în sus, de la angajaţi spre manager. Pe măsură ce au înţeles comunicarea de sus în jos, aceștia îşi pot comunica răspunsurile. Managerul trebuie să acorde atenţie informaţiei pe care o primeşte, datorită tendinţei angajaţilor de a spune “numai de bine” şefului: poate apărea şi dezinformarea intenţionată. Pentru a contracara aceste tendinţe, managerul trebuie să promoveze un flux de comunicare constant, ce favorizează stabilirea unei culturi organizaţionale flexibile.

Anunțuri
Acest articol a fost publicat în Articole, PR și etichetat , , , , , , , , . Pune un semn de carte cu legătura permanentă.

Un răspuns la Comunicarea formală

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s